Blog

Facylitacja procesów w organizacji - od czego zacząć?

Opublikowano 24 lipiec 2017

Facylitacja nie jest już wiedzą tajemną. Co więcej, tego można się nauczyć. I jest coraz więcej przykładów firm, które dzięki systemowemu podejściu do tematu osiągają konkretne rezultaty biznesowe. Od czego jednak zacząć? Co powinno być pierwszym krokiem? Jak się zabrać do tematu?

1. Przygotuj i zaplanuj to działanie

Po pierwsze określ cel, bo jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz, trudno będzie Ci tam dotrzeć. Niech to będzie konkretne i realne do zrealizowania wyzwanie. Np.: W jaki sposób możemy skutecznie zdobyć 20% danego rynku? lub Co zrobić, aby 15% więcej klientów chciało polecać nasze usługi swoim znajomym?.


Kolejny krok to zaangażowanie w proces sponsora projektu (lub decydenta, prezesa, dyrektora) - jednym słowem kogoś, kto będzie decydował o tym, co będzie się działo dalej z wygenerowanymi rozwiązaniami. Można taką osobę zaangażować w cały proces lub w jego fragment. Ważne jest, że dzięki temu będzie on od początku rozumiał na czym polega to działanie. Będzie mu też łatwiej poczuć się współautorem rozwiązań, a także wspierać w organizacji późniejsze wdrażanie pomysłów.

Następnie zbuduj interdyscyplinarny zespół. Im bardziej różnorodnie tym lepiej dla jakości przyszłych pomysłów. Będzie to trudne ze względów organizacyjnych ale jest to trud, który bardzo się opłaca. Zapukaj do drzwi innych działów, zaproś ich do uczestniczenia w projekcie i zyskaj jak najwięcej różnych punktów widzenia.

W kolejnym kroku zorganizuj spotkanie (Kickoff) - będzie to krótki, dynamiczny warsztat wprowadzający do tematu. W trakcie spotkania uwspólnicie cel, zadbacie o to, żeby każdy prawidłowo rozumiał i definiował wyzwanie.

2. Nie ma starych dróg do nowych rozwiązań

Ty i Twój zespół powinniście zapomnieć o starych i dotychczasowych sposobach działania w waszej organizacji. Potrzebujcie świeżych spostrzeżeń. Warto na tym etapie wykorzystać narzędzia takie jak obserwacja, doświadczenie usługi (service safari), czy wywiady pogłębione.


Najważniejsze jest to, aby byli w nie zaangażowani członkowie zespołu. Nie zewnętrzna agencja, której zlecisz badania rynku. Tylko własne doświadczenie i bezpośredni kontakt z klientami pomogą odkryć ich realne potrzeby, oczekiwania oraz emocje. Nie bój się wyjść z biurowca i ruszyć w teren.


Następnie zaproś wszystkich na kolejny warsztat (spotkanie). Jego celem będzie analiza zebranych przez poszczególne osoby informacji, wyciągnięcie wniosków oraz zdefiniowanie  problemów oraz obszarów do tworzenia nowych rozwiązań (Np. W jakim kierunku powinniśmy zmierzać? Nad czym pracować w pierwszej kolejności?).

3. Twórz i testuj rozwiązania

To jest ta kreatywna część procesu. Tu są burze mózgów i wszelkie inne działania, których celem jest wygenerowanie sporej liczby pomysłów odpowiadających na zdefiniowane wcześniej problemy.

Fajną opcją jest zaproszenie na taką sesję kreatywną kilku klientów i/lub zewnętrznych ekspertów, którzy wnoszą dużo świeżego spojrzenia na temat. Dodatkowo możesz też zaprosić osoby zajmujące się graphic recordingiem, które pomogą zespołowi w wizualizacji pomysłów (a to bardzo wspiera kreatywność grupy).

W pierwszej fazie tego etapu wygeneruj jak najwięcej rozwiązań. Następnie oceń je i z całej puli wybierz te, które najlepiej spełniają ustalone wcześniej kryteria i/lub mają największy potencjał. To właśnie te pomysły będziesz prototypować i testować na kolejnym etapie.

Tych kilka najciekawszych konceptów warto zderzyć z klientami. Dziś da się bardzo szybko zebrać pierwsze informacje zwrotne na temat naszego pomysłu, produktu, czy usługi. Niech to będą jednak informacje pozyskane od realnych klientów. To świetne źródło wiedzy i weryfikacji. To, co jest ważne to fakt, że zdecydowanie łatwiej będzie ci przekonać ludzi w organizacji do wdrażania rozwiązań, które wstępnie zostały pozytywnie ocenione przez klientów.

4. Przygotuj się do wdrożenia

Na kolejnym spotkaniu podsumuj z zespołem uzyskane informacje zwrotne i zastanów się w jaki sposób ulepszyć pierwotne koncepcje. Następnie opracuj najciekawsze rozwiązania od strony biznesowej. Będzie to niezbędne jeśli chcesz później przekonać np. Zarząd do wdrożenia danego rozwiązania.

Zweryfikowane z klientami rozwiązania uzupełnij więc o model biznesowy odpowiadający na pytanie: Jak będziemy na tym zarabiać?. Przygotuj również propozycję wartości mówiącą o tym jaką wartość oferujemy klientowi oraz harmonogram i plan działania na kolejnych etapach.

To zdecydowanie pomoże Ci w dalszej (ciężkiej zazwyczaj) pracy na wprowadzeniem konkretnych innowacji w życie.

Takie systemowe podejście pomoże Ci „ogarnąć” temat i nadać ramy organizacyjnej kreatywności. Zdecydowanie pokaże też ono ludziom, że w tym szaleństwie jest metoda, którą możemy opanować i wykorzystać. Wiele razy.

5. A co jeśli nie mam możliwości przeprowadzić tego procesu samodzielnie?

Zdajemy sobie sprawę z tego, że nie raz trudno jest wśród codziennych obowiązków wygospodarować czas na przeprowadzenie tego typu procesu. Zdarza się też, że w zespole brakuje kompetencji facylitatorskich. W DOERS mamy na to rozwiązanie, a nawet dwa.

Po pierwsze możesz zaprosić zespół naszych facylitatorów (poznaj ich tutaj) do pracy nad wyzwaniem - pomożemy Ci przygotować, przeprowadzić i podsumować warsztaty/spotkania, a wszystko z wykorzystaniem sprawdzonych narzędzi i metod.

Po drugie możesz zapisać swój zespół na szkolenie z facylitacji, które zaopatrzy ich w niezbędną wiedzę i narzędzia do prowadzenia tego typu procesów samodzielnie wewnątrz organizacji. Szczegóły tutaj

Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia na którymkolwiek z etapów wdrażania nowych rozwiązań napisz do nas. Pomożemy Ci zbudować proces, pokażemy Ci jak go przeprowadzić i jakie narzędzia i metody wykorzystać.

Piotr Wojciechowski

Trener | Facylitator

Trener i facylitator z ponad 10 letnim doświadczeniem w pracy z różnorodnymi grupami i wszystkimi szczeblami w organizacji.

Podziel się z innymi

Komentarze